27. oktober 2020
Køge Kommune vil slette samtlige politiske dagsordner, referater og bilag fra før 2018 på hjemmesiden koege.dk. Det er i strid med loven, vurderer persondata-professor. Foto: Jesper From
Køge Kommune vil slette samtlige politiske dagsordner, referater og bilag fra før 2018 på hjemmesiden koege.dk. Det er i strid med loven, vurderer persondata-professor. Foto: Jesper From
Foto: FROM
facebook icon twitter icon linkedin icon
print ikon
send til en ven ikon

Send til din ven.

X

Artiklen: Kommune sletter 75 procent af hukommelsen: Mere lukkethed på vej

Modtagerens email *:
Din e-mail *:
Dit navn *:
Evt. kommentar:

*) skal udfyldes.

Kommune sletter 75 procent af hukommelsen: Mere lukkethed på vej
Køge - 22. august 2020 kl. 05:31
Af Katrine Wied

Køge Kommune vil bruge en bestemmelse i persondataforordningen som smutvej til at lukke tusindvis af politiske dagsordner, referater og andre kommunale dokumenter for offentligheden. Sådan lyder en indstilling fra økonomiudvalget til Køge Byråd.

arrow Læs også: Beslutning om at fjerne tusindvis af dokumenter er sparket til hjørne

Et flertal i økonomiudvalget har sagt ja til, at samtlige dagsordner, referater og bilag fra før 1. januar 2018, der i dag er tilgængelige på hjemmesiden under "referater", slettes. Det svarer til, at Køge Kommune vil slette 75 procent af de PDF-filer, der ligger på kommunens hjemmeside i dag.

Personbilleder

I indstillingen henviser Køge Kommune til en bestemmelse i persondataforordningen, som siger, at når en offentlig myndighed offentliggør et billede af en genkendelig person, er der tale om en behandling af personoplysninger. Derfor skal der ligge et samtykke fra personen, der er på billedet.

Køge Kommunes fire forvaltninger har lavet stikprøver, som ifølge dagsordenen har fundet problemetisk materiale. Forvaltningen vurderer endvidere, at det vil være for stort et arbejde blot at fjerne det materiale, selv ved brug af robotteknik til at finde personbilleder. Derfor vil man i stedet slette samtlige dagsordner, referater og bilag, der er mere end to år gamle. Fremover skal dagsordner, referater og bilag kun være tilgængelige på hjemmesiden i fire år.

Professor: Ulovligt

Men det er en forkert fortolkning af persondataforordningen, vurderer professor i persondataret, Peter Blume, fra Center for Offentlig Regulering og Administration på Københavns Universitet.

Han mener, at det vil være i strid med loven, hvis Køge Kommune henviser til persondataforordningen som juridisk hjemmel til at lukke for offentlighedens adgang til dagsordner, referater og bilag.

- Jeg mener ikke, at der er noget i persondataforordningen, der kræver det, som Køge Kommune nu ønsker at gøre, siger Peter Blume.

Han fortæller, at man ikke må bruge persondataforordningen til at begrænse det politiske proces.

- Det er ikke formålet med persondataforordningen at begrænse den almindelige politiske, demokratiske proces. Hvis jeg bor i Køge, kan jeg godt være afhængig af at skulle finde et ældre bilag eller dagsorden.

Samtidig mener professoren, at det er i strid med EU's charter.

- Det fremgår af forordningen, at der er andet i livet end databeskyttelse, herunder alle de værdier, der er nævnt i EU's charter, der blandt andet omhandler den politiske proces. Det er af almindelig samfundsmæssig interesse, at de dokumenter er offentligt tilgængelige, siger Peter Blume.

Han forklarer videre, at hvis referater indeholder personoplysninger, gør det ikke nogen forskel, om det er oplysninger eller billeder.

- Der må ikke stå meget følsomme oplysninger. Der må ikke stå, at en person er blevet syg eller én er blevet straffet, men alt det andet kan stadig godt ligge der, også uden samtykke, siger Peter Blume.

Tidsramme er et skøn

Han forklarer videre, at der godt kan være en tidsfrist for, hvor længe referater og dagsordner skal ligge offentligt fremme på en hjemmeside, men at der ikke er fastsat en tidsramme i persondataforordningen. Det vil være et skøn.

- Der er en grænse for, hvor længe de kan ligge, men det er svært at sige, hvor den grænse går. Et referat fra år 2000 er for gammelt, men 2018 er kun et par år siden, og der kan man ikke sige, at det er for gammelt, vurderer Peter Blume.

Han peger også på, at dagsordner, referater og bilag ikke overtræder persondataforordningen mere, blot fordi de bliver to eller fire år gamle. Det giver derfor ingen mening at sætte en tidsfrist på, hvor længe dokumenterne kan ligge på hjemmesiden med henvisning til den bestemmelse.

- Så snart kommunen offentliggør gør et referat, er det offentliggjort, pointerer professoren.

Hvad opnår en kommune ved at slette dagsordner, referater og bilag efter fire år?

- De tænker sikkert, at de beskytter deres ryg. Der er ikke nogen særlig gevinst for kommunen ved at slette den, men det kan være en garanti mod, at nogen brokker sig, siger Peter Blume.

- Det må være en fejl

Heller ikke Oluf Jørgensen, som er en af Danmarks førende eksperter inden for offentlighedsloven, mener, at man bruge persondataforordningen som grundlag for at slette dagsordner, bilag og referater fra en kommunes hjemmeside.

- Det må være en fejl, når kommunen begrunder beslutningen med hensyn til beskyttelse af personfoto, for sådanne findes næppe i dagsordener med videre, siger Oluf Jørgensen, som er offentlighedsrådgiver og forskningschef emeritus på Danmarks Medie- og Journalisthøjskole.

Han forklarer, at der ikke findes en bestemmelse for, hvor længe dagsordner, referater og bilag skal være åbent tilgængelige for offentligheden.

- Der er ikke krav om, at dagsordener, referater og bilag skal være tilgængelige i længere tid på nettet, siger han.

Er beslutningen lovlig?
- Kommunen sletter formentlig kun fra nettet, så dokumenterne fortsat er tilgængelige ved aktindsigt. En fuldstændig sletning ville være i strid med arkivregler og krav til at bevare dokumentation, siger Oluf Jørgensen.

Hvad opnår en kommune ved at slette dagsordner, referater og bilag efter fire år?

- Kommunen opnår ikke noget, og der er jo rigelig plads på nettet, siger Oluf Jørgensen.

Køge Kommunes hjemmeside blev lanceret i 2014. For at lette blandt andet arbejdet med aktindsigter, besluttede man dengang at lade samtlige politiske dagsordner fra seneste to byrådsperioder være tilgængelige på hjemmesiden.

Koege.dk har i dag mere end 20.000 PDF-filer, som indtil nu har været tilgængelige offentligheden.

Borgmester: Vi er nødt til det

Det er imidlertid ikke et politisk ønske, men et råd fra forvaltningen, at et flertal i Køge Byråd beslutter at slette 75 procent af dagsordner, referater og bilag på kommunens hjemmeside. Det fortæller borgmester Marie Stærke (S).

Kommunen har taget stikprøver, som viste sig at indeholde problematisk materiale. Hvad var det problematiske?

- Det er GDPR. Det handler om personfølsomme oplysninger. Jeg vil tro, at det er nogle bilag, hvor for eksempel en powerpoint efterfølgende er lagt på dagsordnen. Det kan også være virksomhedsplaner, hvor der sagtens kan være billeder af børn, hvor der ikke er givet samtykke til at offentliggøre billederne, siger Marie Stærke.

Hvor mange personbilleder optræder i dagsordner, referater og bilag fra politiske udvalgsmøder?

- Det har jeg ikke tjek på. Men der en gang imellem, hvor vi skal godkende en rapport, som kan indeholde billedmateriale. Før GDPR eksisterede blev der tænkt på en anden måde for eksempel i forhold til at beskytte børns identitet, siger Marie Stærke.

Ikke lyst til at slette

Der optræder aldrig billeder af personer i referater fra politiske udvalgs- og byrådsmøder. Hvorfor bruger man persondataforordningen bestemmelse om billeddata som begrundelse for at slette disse?

- Det handler ikke om, at vi har lyst til at slette de her referater. Det handler om, at kommunen kan blive ramt af bøder, og at vi gør noget ulovligt. Det har vi ikke lyst til. Det er ikke en undskyldning, vi bruger. Det handler om at beskytte borgernes data.

Marie Stærke fortæller videre, at referaterne kun bliver slettet fra hjemmesiden. Borgerne vil fortsat kunne søge kommunen om aktindsigt, hvis de ønsker at se en gammel dagsorden eller et bilag.

- Vi kunne godt sætte en embedsmand til at gennemgå samtlige papirer for mange år tilbage, men de resurser har vi ikke. De bliver heller ikke slettet på en måde, så man ikke kan finde frem til dem, hvis man søger aktindsigt. Jeg synes ikke, at det er superfedt, men vi skal overholde loven. Jeg håber, at man i regi af Kommunernes Landsforening kan udvikle et arkiv, hvor ting, der bryder med GDPR kan blive gemt. Jeg bruger det også selv. Jeg har jo adgang til det via det interne system. Men hvis man for eksempel har en debat på Facebook med en borger og gerne vil dokumentere, hvad der blev sagt og gjort, kan det være rart at kunne linke til et dagsordenpunkt. Det er ærgerligt, at vi ikke kan gøre det. Men det må være indstillingen, indtil vi kan finde op noget bedre, siger Marie Stærke.

Andre kommuner

Professor i persondataret fra Københavns Universitet Peter Blume, mener, at kommunens fortolkning af persondataforordningen er forkert. Der er ikke noget i persondataforordningen, der kræver det, som Køge Kommune nu ønsker at gøre, siger han. Hvad mener du om det?

- Det lyder da rigtig spændende. Vi er orienteret om, at andre kommuner er længere fremme end os. Hvis han har ret, kan det tyde på, at det samlede kommunale Danmark er på forkert kurs. Hvis vi kan undgå det her, vil vi gerne det. Men vi må læne os op af, hvad vores forvaltning siger til os. Det er ikke en politisk opfunden sag. Vi har ingen interesse i det, siger Marie Stærke.

Når en dagsorden eller et referat er offentliggjort, er det offentligt. Hvordan kan det først være problematisk i forhold til persondataforordningen, når det har ligget i to-fire år. Hvorfor er det ikke problematisk med det samme?

- Der har vi også aftalt med hinanden politisk, at vi om et år eller halvandet skal se på det igen. Det kan være, der kan være en anden løsning. Vi skal prøve at undgå, at der kun ligger fire åre. Hvis du spørger politikerne, vil vi helst have det liggende mere end fire år, og helst også fra før 2018, siger Marie Stærke.

Lukkede dagsordener

Køge Kommune opererer også med en meget stram fortolkning af offentlighedsloven i forhold til lukkede dagsordner, og har sager på lukket dagsorden til udvalgsmøder, som de fleste andre kommuner mener bør være åbne. Nu vælger man desuden at slette 75 procent af de dagsordner, referater og bilag, som ligger på koege.dk. Hvad er det, som Køge Kommune ønsker at holde skjult for offentligheden?

- Vi ønsker ikke at holde noget skjult. Vi læner os op af, hvad vi har fået at vide af vores forvaltning. Hvis der er andre muligheder, som du skitserer for mig, vil jeg meget gerne lytte på det, siger Marie Stærke.

Venstre: Brud på demokratiet

Hos Venstre mener gruppeformand for Venstre, Ken Kristensen, at det er et problem for demokratiet, at et flertal i Køge Byråd ønsker at slette 75 procent af de politiske dagsordner, referater og bilag. Han har derfor stemt imod forslaget i økonomiudvalget.

- Det er et kæmpe demokratisk problem. Det betyder, at journalister eller almindelige borgere ikke kan komme ind og se en ældre sag, med mindre man søger aktindsigt. Det bliver vældig omstændeligt og kræver, at man helt præcis ved, hvilket dokument, man skal have fat i. Vi mener helt grundlæggende, at åbenhed og transparens er afgørende i et velfungerende demokratisk samfund, siger Ken Kristensen.

- Det duer ikke at slette dokumenter for flere år tilbage. Det er et alt for lille et tidsperspektiv at have liggende. Vi har rigtig mange sager, der strækker sig ud over to og fire år. Det kunne for eksempel være kommuneplaner. Dem vil man kunne få ved aktindsigt, men man kan ikke se, hvem der har stemt hvad.

Ken Kristensen undrer sig desuden over, at det er bestemmelsen om personbilleder, der bliver brugt til at fjerne dagsordner og referater.

- I de år, jeg har været i politik, har jeg ikke set et personbillede i et referat, siger han.

Bliver du påvirket af overgangen til vintertid?
 

Køb

Artikel eller billede

Skriv til:
abonnement@sn.dk

Nyt om

Navne

Send en e-mail til:
navne@sn.dk