10. maj 2021
Byggesagsbehandlingen på Allerød Rådhus er med udvalgsformand Miki Dam Larsens ord ramt af "den nærmest perfekte storm" på grund af et stort arbejdspres. Nu er fire ud af seks byggesagsbehandlere sygemeldt. Arkivfoto: Lars Skov
gallery icon

Se billedserie

Byggesagsbehandlingen på Allerød Rådhus er med udvalgsformand Miki Dam Larsens ord ramt af "den nærmest perfekte storm" på grund af et stort arbejdspres. Nu er fire ud af seks byggesagsbehandlere sygemeldt. Arkivfoto: Lars Skov
facebook icon twitter icon linkedin icon
print ikon
send til en ven ikon

Send til din ven.

X

Artiklen: Undtagelsestilstand i byggesagsadministrationen: Fire ud af seks er sygemeldt

Modtagerens email *:
Din e-mail *:
Dit navn *:
Evt. kommentar:

*) skal udfyldes.

Undtagelsestilstand i byggesagsadministrationen: Fire ud af seks er sygemeldt

Telefonerne er lukkede til og med påske. Nye byggesager stilles i bero indtil juni og lægges ind i bunken med næsten 2.000 uafklarede sager. Akut sygdom blandt byggesagsbehandlerne i Allerød Kommune presser området i bund. Politikerne vil ansætte tre nye medarbejdere, men rekrutteringen kan blive svær.

Allerød - 17. marts 2021 kl. 09:01
Af Martin Stokkebro Moestrup

To mand og en vikar sidder tilbage med mange hundreder uafklarede byggesager i Allerød Kommune, der er ramt knaldhårdt af akut sygdom blandt sagsbehandlerne.

arrow Læs også: Fagorganisation om byggesager: Det psykiske arbejdsmiljø lider flere steder

Inden for samme uge i februar sygemeldte to ud af kommunens seks byggesagsbehandlere sig. Da man i forvejen havde to medarbejdere væk på sygemeldinger, har det efterladt de sidste to mand, og en vikar uden byggesagserfaring, med de i hundredvis af sager, man har liggende.

Alene i coronaåret 2020 oprettede kommunen 1176 byggesager - en stigning på 15 procent i forhold til året før. Og også i år er sagerne væltet ind. Indtil 8. marts var der således blevet oprettet 249 nye byggesager i 2021.

Man afsluttede 613 sager i 2020 og har indtil videre afsluttet 106 i år, men det efterlader stadig 706 uafsluttede sager alene for 2020 og 2021. Hertil kommer de ældre sager. Af en sagsfremstilling til det seneste møde i kommunens teknik-, erhverv-, plan- og miljøudvalg (TEPMU) fremgår det, at der stadig er sager liggende fra 2015, 2016, 2017, 2018 og 2019.

De ældre sager udgjorde i midt-februar 1.250 byggesager. De to medarbejdere og en vikar sidder altså samlet med næsten 2.000 uafgjorte byggesager.

Den perfekte storm

Området er blevet ramt af det TEPMU-formand Miki Dam Larsen (S) kalder "noget nær den perfekte storm".

Pres på byggesagsbehandlingen
Det tunge arbejdspres på byggesagsbehandlerne i Plan og Byg i Allerød Kommune skyldes udover sygdom også en række andre årsager.
  • Et rekordhøjt antal byggesager med 15 procent flere sager i 2020 end i 2019 på grund af en høj byggeaktivitet, der er steget yderligere under coronakrisen.
  • Det nye Bygningsreglement BR18 er svært at forstå for ansøgere, hvilket giver kommunerne mange forespørgsler og henvendelser. Meningen med det nye BR 18 var at forenkle, og det er på ingen måde sket. 50 procent af sagerne i dag er forespørgsler, der kræver ressourcer, som ellers ville blive brugt på reel sagsbehandling. Af et KL-notat fra december 2019 omhandlende en survey blandt 87 deltagende kommuner angiver 84 procent af kommunerne, at overgangen til BR18 har øget sagsbehandlingstiderne.
  • Omlægning af ejendomsskattesystemet. I forbindelse med omlægningen af ejedomsvurderingen er der fra Skatteministeriet et øget pres på kommunerne for at lovliggøre forskellige forhold på ejendommene.
  • Overgang til nyt IT system.
  • Der er i de senere år kommet flere og mere komplicerede landzonesager. Der sker en udvikling i landzone i kommunen, hvor landejendomme ikke længere som hovedregel drives som landbrugsejendomme, og hvor der er ønsker om andre anvendelser af ejendommene, som giver flere konflikter og kræver flere tilladelser


Kilde: Allerød Kommune og KL

"De lange sagstider har betydet, at medarbejderne har skullet bruge rigtig lang tid på at svare på forespørgsler og henvendelser fra borgere, der vil høre ind til deres sag. Det er en ond cirkel, der skal brydes," siger han.

For at imødegå udfordringerne har forvaltningen i kommunen lavet projektet Byg på Service, der indeholder en plan for at få styr på sagsbehandlingen og sikre bedre kommunikation med de mange borgere, der venter på at få deres sager behandlet.

Flere af tiltagene, som eksempelvis overgangen fra to til ét IT-system, har man dog nu valgt at udskyde grundet den akutte sygdom. Af samme årsag har medlemmerne af TEPMU stemt for forvaltningens forslag om, at alle nye byggesager sættes i bero til og med juni, lige som at byggesagsbehandlingen er blevet lukket for telefonisk henvendelse til og med påske.

Fem ud af seks er skiftet ud

Det er dog ikke til politisk side, at man skal skele for at placere ansvaret for, hvorfor to tredjedele af kommunens sagsbehandlerhold nu er lagt ned, siger Miki Dam Larsen.

"Jeg er ikke personaleleder. Det er en direktionsopgave at afdække, om der er problemer i en afdeling og rapportere det til os politikere, hvis det er noget, vi skal gøre noget ved. Jeg står på mål for, hvad der træffes af politiske beslutninger, men medarbejdere og daglig drift hører under fagdirektører og kommunaldirektøren," siger han.

Det er Plan og Byg, der håndterer byggesagerne i Allerød Kommune. Området fik ny chef, Anja Carlslund, i december sidste år og har været præget af udskiftning de seneste år. Således er fem ud af de seks sagsbehandlere ansat inden for det sidste halvandet års tid.

Allerød Nyt har over flere dage forsøgt at få Agnete Thomsen, der er direktør for teknik, miljø og kultur i kommunen herunder afdelingen Plan og Byg, i tale omkring problematikken, men hun er ikke vendt tilbage inden redaktionens deadline.

"Det er en direktionsopgave at afdække, om der er problemer i en afdeling og rapportere det til os politikere, hvis det er noget, vi skal gøre noget ved," siger formand for teknik-, erhverv-, plan- og miljøudvalget Miki Dam Larsen (S). Foto: Allan Nørregaard

Avisen ville gerne have spurgt direktøren, om der udover det store arbejdspres på sagsbehandlerne også er interne forhold, der har spillet ind, siden to tredjedele af bemandingen er sygemeldt, og der har været så stor udskiftning blandt personalet de senere år.

Borgmester: Skulle måske har reageret tidligere

Borgmester Karsten Längerich (V) vil lige som Miki Dam Larsen ikke gå ind i sygemeldingerne med henvisning til, at det er personalesager.

"Vi ved, at byggesagsbehandlingen har taget for lang tid, og at der er et arbejdspres i afdelingen. Det skal løses både for medarbejdernes og borgernes skyld. Derfor er vi nødt til at tilføre ressourcer, og det gør vi nu," siger han.

Borgmesteren henviser her til, at medlemmerne af TEPMU på deres møde besluttede at bruge 1,8 millioner kroner på at tilføre tre nye medarbejdere til byggesagsbehandlingen. Inden beslutningen, den 3. marts, havde Karsten Längerich efter dialog med forvaltningen godkendt, at man satte gang i rekrutteringen allerede inden det var politisk besluttet på TEPMU-mødet, hvilket han efter styrelseslovens § 31 har tilladelse til at gøre i sin egenskab af borgmester, hvis en sag "ikke tåler opsættelse", som det hedder i lovteksten.

"Jeg traf beslutningen, fordi det er tydeligt, at vi har udfordringerne. Det skete efter tæt dialog med direktionen, hvor vi sagde til os selv: Nu er vi over grænsen, og nu er vi nødt til at gøre noget ved det," siger borgmesteren.

Skulle I ikke have gjort det tidligere?

"Det er svært at sige. Det er først omkring sommer sidste år, at presset virkelig kommer med de mange sager, og der gik vi allerede i gang med at se på løsningsmuligheder. Men det kan godt være, at vi skulle have reageret nogle måneder tidligere," siger han.

Tre i stedet for to

Forvaltningen havde lagt op til at ansætte to ekstra, men medlemmerne af TEPMU valgte altså at smide en ekstra stilling oven i, sådan at kommunen nu skal ud og rekruttere tre ekstra medarbejdere til Plan og Byg. I alt er der afsat 1,8 millioner kroner. Beslutningen skal forbi økonomiudvalget og byrådet, men det forventes at være en formsag.

Hvor skal pengene komme fra?
"I første omgang fra kassebeholdningen. Noget af det vil så komme igen i form af byggesagsgebyrer. Dernæst tænker jeg, at vi skal ind og diskutere det i forbindelse med budgetforhandlingerne (i august-september, red.). Forvaltningen har også været gode til at finde besparelser på driften de seneste år. Kan det bidrage, vil det selvfølgelig være det bedste," siger Miki Dam Larsen.

Kommunen gjorde tiltag, da mængden af byggesager begyndte at vokse rigtig stærkt under sidste års coronaår, men de skulle måske have reageret nogle måneder tidligere med at tilføje de ekstra stillinger, som man nu har taget beslutning om, siger borgmester Karsten Längerich. Foto: Nikolai Linares/Byrd

Gode medarbejdere er svære at finde

Det er dog ikke sikkert, at det blive så let at hente kvalificerede medarbejdere til kommunen. Af et notat fra Kommunerns Landsforening (KL) fremgår det, at rekruttering af byggesagsbehandlere er en udfordring, og at særligt erfarne byggesagsbehandlere er en mangelvare. Kommunerne er derfor nødt til at stjæle medarbejdere fra hinanden.

Er det realistisk, at I kan finde de nye medarbejdere?

"Det burde det være. Det er min forståelse fra direktionen, at vi har lettere ved at rekruttere end andre kommuner. Men mere langsigtet er det her et område, hvor man på nationalt plan må arbejde for at få flere medarbejdere," siger Miki Dam Larsen.

arrow Byggesager: Sofie venter stadig på svar
18. marts 2021 kl. 16:41 Opdateret: kl. 11:39
Selvom Danmark har skrottet vaccinerne fra AstraZeneca og Johnson & Johnson, arbejdes der på en model, så man frivilligt kan vælge dem. Kunne du finde på det?